Il tour operator è un’azienda che acquista servizi turistici (mezzi di trasporto, servizi alberghieri, ristorativi, di intrattenimento, gite, escursioni, ecc.) in grande quantità per programmare viaggi che possono essere venduti direttamente al turista o distribuiti, come di norma, alle agenzie di viaggio presentandoli su cataloghi.
Anche nel settore turistico esistono tre canali di distribuzione: corto – medio – lungo.
Per fare un esempio, un albergatore potrà offrire i suoi servizi ricettivi a prezzo pieno direttamente al viaggiatore, utilizzando perciò il canale corto, rivolgersi alle agenzie di viaggio e vendere i servizi al prezzo ridotto della provvigione concessa, agendo sul canale medio o infine, rivolgersi al tour operator agendo sul canale lungo.
Usufruire della funzione promozionale dell’intermediazione, è fondamentale soprattutto per gli alberghi di ampie dimensioni che non riuscirebbero altrimenti a garantire la totale occupazione delle camere. Il tour operator sceglierà le strutture ricettive in base alle esigenze del segmento di mercato su cui lavora, al tipo di destinazioni trattate, nonché alle condizioni di vendita.
La specializzazione di un operatore potrà riferirsi alla destinazione di viaggio, alla tipologia di prodotto (viaggi di gruppo, viaggi individuali, viaggi guidati, soggiorni, tour, ecc.) e di clientela (viaggiatori interessati al turismo religioso, culturale, balneare, d’avventura, ecc.) e al canale di vendita utilizzato. Sempre più spesso l’operatore, di fronte alle richieste del viaggiatore esperto, realizzerà viaggi su misura detti anche tailor made.
L’operatore turistico svolge una funzione di lancio, inserendo un’impresa turistica all’interno della programmazione di catalogo aiutandola così ad immettersi con successo sul mercato. Ha una propria rete di agenzie di viaggio che diffondono il catalogo di viaggio promuovendo le strutture alberghiere. Organizza seminari per presentare la programmazione alle agenzie di viaggio e programma familiarization tour (o fam tour), cioè viaggi premio di informazione e di “educazione” sulla località e gli impianti in questione, affinché gli agenti di viaggio possano accrescere le competenze di vendita necessarie. Quanto più è prestigioso il nome di un operatore, tanto più rappresenterà un marchio di garanzia della qualità di un albergo su una particolare destinazione.
L’intermediario, inoltre, aiuta a ridurre la distanza fisica, culturale e psicologica tra domanda ed offerta, informa in modo completo, assicura certezza nel costo ed assistenza sul posto. L’operatore sarà specializzato in outgoing se organizzerà viaggi all’estero, in incoming se organizzerà viaggi in Italia per stranieri.
È definito, infine, “wholesaler” un grossista del settore turistico che acquista all’ingrosso anche pacchetti di viaggio già costruiti da altri operatori, vendendoli alle agenzie di viaggio senza svolgere la funzione di organizzatore propria del tour operator tradizionale.